DIGITAL SOLUTION

Nell’ambito della digitalizzazione dei documenti vi è anche l’opportunità di dematerializzare i libri contabili. Infatti già da molti anni la legge consente la conservazione elettronica dei documenti: Un Il Decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 23/01/04 stabilisce le “Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici e alla loro riproduzione in diversi tipi di supporto”.

Superati i primi dubbi normativi, grazie ai chiarimenti da parte dell’Agenzia delle Entrate, moltissime aziende hanno adottato la conservazione sostitutiva e ottenuto numerosi vantaggi in termini di spazio e di risparmio nella tenuta dei documenti.

La legge stabilisce che alcuni soggetti giuridici sono tenuti a conservare per un certo numero di anni alcuni documenti cartacei. Tali documenti possono essere tenuti in formato elettronico a norma, consentendo di beneficare di tutti i vantaggi derivanti dalla gestione documentale e dall’eliminazione della carta.

Gli strumenti che consentono di produrre e conservare i documenti fiscali (fatture, libri contabili etc) senza la necessità di stamparli su carta sono:

Sammarco Associati si avvale di una collaborazione di esperti nel settore che potranno affiancarvi nelle varie fasi di progettazione e implementazione di tutto il processo digitale.

FIRMA DIGITALE

La firma digitale è uno schema matematico per dimostrare l’autenticità di un messaggio o di un documento digitale inviato attraverso un canale non sicuro: una firma digitale valida garantisce al destinatario che il mittente del messaggio sia chi dice di essere (autenticazione), che il mittente non possa negare di averlo inviato (non ripudio), e che il messaggio non sia stato alterato lungo il percorso dal mittente al destinatario (integrità).

Le firme digitali si basano su protocolli crittografici comunemente usati nella distribuzioni di software, nelle transazioni finanziarie e in altri casi in cui si debba rilevare la falsificazione o l’alterazione del messaggio.

Sammarco Associati si occuperà del rilascio della firma digitale mediante partner abilitati.

PEC

La posta elettronica certificata (PEC) è un tipo particolare di posta elettronica che permette di dare a un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale garantendo così la prova dell’invio e della consegna. Anche il contenuto può essere certificato e firmato elettronicamente oppure criptato garantendo quindi anche autenticazione, integrità dei dati e confidenzialità.

Verrà rilasciata in giornata dal servizio segreteria di Sammarco Associati.

SPID

SPID, il Sistema Pubblico di Identità Digitale, è la soluzione che ti permette di accedere a tutti i servizi online della Pubblica Amministrazione con un’unica Identità Digitale (username e password) utilizzabile da computer, tablet e smartphone. Con lo SPID puoi accedere direttamente ai seguenti servizi: Agenzia delle Entrate ,Inps, lNAIL, Agenzia Entrate Riscossione (ex Equitalia), ed ogni altro ente della pubblica amministrazione. Potrai inoltre conseguire iscrizioni scolastiche e prenotazioni sanitarie evitando inutili e dispendiose file.

Sammarco Associati assiste nella procedura di rilascio dello SPID.

MEPA

Il Mercato elettronico della pubblica amministrazione (MEPA) è uno strumento di commercio elettronico, di tipo Business to Government (B2G), a disposizione delle amministrazioni pubbliche italiane per effettuare acquisti di importo inferiore alla soglia comunitaria (135 mila euro per le PA centrali e 209 mila euro per le altre amministrazioni).

Sul MEPA il ‘punto ordinante’ della pubblica amministrazione riempie un carrello della spesa e poi emette un ordinativo all’impresa offerente, firmato digitalmente

Nel MEPA, le pubbliche amministrazioni registrate possono consultare il catalogo elettronico, confrontare e acquistare i beni e servizi offerti dai fornitori abilitati sul sistema. Le tipologie di beni e servizi e le condizioni generali per la loro fornitura sono definite in specifici bandi.

Il Mercato elettronico della PA è uno strumento del Ministero dell’economia e delle finanze]Il MEPA permette alle amministrazioni pubbliche di consultare i cataloghi delle offerte pubblicate ed emettere direttamente ordini d’acquisto (OdA) o richieste d’offerta (RdO). I fornitori abilitati possono, invece, offrire i propri beni e servizi direttamente online e rispondere alle eventuali richieste di offerta avanzate dalle PA. Per concludere le transazioni, amministrazioni e imprese devono essere dotati di firma digitale. Il MEPA permette dunque l’acquisto online di beni e servizi con caratteristiche di standardizzabilità, per acquisti ripetitivi e/o per volumi ridotti.

Si tratta di un mercato:

• selettivo, in quanto l’accesso e l’utilizzo è limitato a soggetti che hanno superato un processo di qualificazione basato sulla verifica del possesso di specifici requisiti (impresa vigente, abilitazioni idonee in Camera di Commercio, assenza di interdettiva antimafia ed altre misure cautelari, ecc.)
• specializzato, in quanto rivolto a soddisfare le esigenze procedurali e amministrative specifiche della funzione approvvigionamenti delle pubbliche amministrazioni (caratteristiche degli atti, modalità di archiviazione, uso della firma digitale, ecc.)
• trasparente, in quanto strumento telematico permette di tracciare l’intero processo d’acquisto e, attraverso il semplice accesso al sistema, consente a tutti i partecipanti ad una gara telematica di confrontare prezzi e condizioni di fornitura
• basato su un catalogo di prodotti abilitati, in quanto tutte le transazioni commerciali che si svolgono sul mercato hanno come oggetto beni/servizi offerti dai fornitori in forma di catalogo e pubblicati sul sistema in seguito a un processo di abilitazione
• sostenibile, in quanto il processo di acquisto totalmente dematerializzato elimina l’uso della carta ed avviene a distanza, con notevoli risparmi non solo economici ma anche di natura ambientale
• utilizzabile esclusivamente per acquisti di beni e servizi di importo inferiore alla soglia di rilievo comunitario
• ad accesso gratuito, in quanto le pubbliche amministrazioni e le imprese vi si registrano e vi operano senza sostenere alcun costo di iscrizione.

Pur rappresentando un elemento di innovazione nei processi di approvvigionamento pubblici, il MEPA non ne modifica le regole giuridiche e commerciali: restano centrali la relazione tra acquirente e fornitore, soprattutto nei contesti in cui la “localizzazione” del servizio assume una significativa rilevanza, e la responsabilità dell’amministrazione nella selezione della procedura di acquisto e dei criteri di scelta del contraente. La legge riconosce, infine, semplificazioni procedurali agli acquisti effettuati attraverso il MEPA: tali acquisti elettronici sono esonerati dall’obbligo di attendere 35 giorni che la legge prevede che trascorrano tra l’aggiudicazione di un contratto e la sua stipula.

Si tratta di uno strumento pensato soprattutto per le piccole e medie imprese, che sono il 99% delle aziende abilitate. Quasi sette imprese su 10 sono microimprese con meno di 10 dipendenti. In tal modo anche i soggetti che non hanno una dimensione sufficiente per partecipare alle grandi gare d’appalto trovano accesso al mercato della domanda pubblica.

In generale, per i fornitori che operano sul MEPA ci sono diversi vantaggi: diminuzione dei costi commerciali e ottimizzazione dei tempi di vendita; opportunità di proporre la propria offerta su tutto il territorio nazionale, valorizzando le imprese più dinamiche e innovative; concorrenzialità e confronto diretto con il mercato di riferimento; incentivo al rinnovamento dei processi di vendita.

Anche le pubbliche amministrazioni hanno numerosi benefici nell’effettuare i loro acquisti sottosoglia sul MEPA: risparmi di tempo sulle procedure d’acquisto; trasparenza e tracciabilità dell’intero processo; ampiamento delle possibilità di scelta per le Amministrazioni, che possono confrontare prodotti offerti da fornitori presenti su tutto il territorio nazionale; soddisfazione di esigenze anche specifiche, grazie a un’ampia e profonda gamma di prodotti disponibili e la possibilità di emettere richieste di offerta.

Vi invitiamo a scoprire i vantaggi attraverso un team di esperti di Sammarco Associati che vi seguiranno nelle fasi di iscrizioni, abilitazione e assistenza al MEPA.